10 sistemas de software de gestión para su empresa de alquiler

La gestión de equipos y herramientas presenta desafíos para los sistemas de software de gestión empresarial. (Foto: Adobe Stock)

El software de gestión de alquiler es una herramienta vital para todas las empresas de alquiler de equipos hoy en día y, afortunadamente, los sistemas vienen en todas las formas y tamaños, por lo que hay uno adecuado para su negocio.

Si bien no es una lista exhaustiva, aquí se presentan solo 10 de los sistemas actualmente disponibles en el mercado y un breve resumen de lo que tienen para ofrecer.

Nuevas funciones del software de alquiler empresarial InTempo

InTempo presenta varias características nuevas en su software de alquiler, lo que permite un envío directo más sencillo, actualizaciones de precios escalonados más rápidas y actualizaciones automáticas del estado del equipo cuando el equipo se devuelve con una orden de trabajo abierta.

En ocasiones, los profesionales compran artículos a un proveedor y los envían directamente al cliente. Con InTempo, los usuarios ahora pueden aumentar la visibilidad del proceso de dropshipping, vinculando las compras a un pedido o contrato de venta existente.

Además, hay una forma más nueva y rápida de actualizar los precios escalonados para flotas de alquiler. Esto permite configurar nuevas categorías y clases de equipo, así como actualizar las tarifas existentes. Especifique la ubicación, la empresa y la fecha de entrada en vigor deseadas; cargue las tarifas y las actualizaciones se verán en la pantalla de selección de tarifas dinámicas.

Otra novedad es que los usuarios pueden obtener una mejor visibilidad del estado de sus equipos con menos trabajo manual de su equipo. Abran una orden de trabajo mientras un activo está en alquiler, en devolución o en intercambio, y el ERP de alquiler de InTempo cambiará automáticamente el estado a Inactivo o Fallo a corto plazo. (La marca de Reparación Mayor en la orden de trabajo determinará cuál de estos estados se selecciona). Ahora hay una oportunidad menos de perderse estas actualizaciones críticas, lo que ofrece a los usuarios una visibilidad más precisa de la disponibilidad de su flota.

Point of Rental adquiere la herramienta de inspección de equipos Record360

Point of Rental Software, especialista en software con sede en EE. UU., adquirió Record360, una aplicación de inspección de software de alquiler que permite a los usuarios documentar el estado de los activos de alquiler en el momento del intercambio.

La aplicación actúa como una herramienta de inspección de terceros, permitiendo a los usuarios almacenar imágenes y vídeos de las máquinas como prueba de su estado en caso de una disputa por daños.

Hasta la fecha, Record360, fundada en 2013 y con sede en Seattle, Washington, EE. UU., ha participado en más de 23 millones de inspecciones en 2000 ubicaciones en todo el país y ha sido utilizada por empresas como Komatsu, Synergy Equipment y L&N Supply Company.

Point of Rental dijo que la adquisición de Record360, que continuará operando bajo su propia marca, permitirá a la compañía acelerar el desarrollo y el crecimiento de productos, así como aumentar su presencia global.

La oferta de Record360 también se agregará al software de inspección existente de Point of Rental.

Wayne Harris, director ejecutivo de Point of Rental, afirmó: “Vemos un potencial inmenso en las capacidades de Record360 para transformar la industria y estamos entusiasmados de combinar nuestros recursos para hacer realidad ese potencial.

“Seguiremos priorizando la autonomía de Record360 y aumentaremos los puntos de integración a través de la API abierta para que cualquier sistema ERP pueda integrarse completamente con Record360”.

Abby Chao, directora ejecutiva de Record360, afirmó: “Point of Rental se alinea con nuestros valores de llevar productos innovadores al mercado y, al mismo tiempo, centrarnos en el crecimiento responsable a largo plazo y el servicio al cliente.

“Dado que nuestros productos son complementarios, los clientes de Record360 se beneficiarán a medida que descubramos nuevas funciones que podemos incorporar a nuestro producto”.

Baseplan ofrece integración en toda la organización

El sistema ERP de Baseplan promueve la máxima rentabilidad y utilización en su negocio de alquiler de equipos con integración en toda la organización a través de un solo sistema ERP.

Garantizar el uso eficiente de sus activos es crucial para el éxito a largo plazo de su negocio de alquiler. Baseplan permite a los usuarios acceder a datos de utilización en tiempo real, analizar el retorno de la inversión (ROI) de los equipos, gestionar la depreciación y tomar decisiones informadas sobre la venta de activos.

Baseplan, con la gestión integrada de alquileres con tripulación, permite a su empresa asignar eficientemente recursos y equipos para contratos de alquiler. Facture por tiempo, horas de motor o registros de empleados, y olvídese de las complicaciones de las múltiples facturas. Baseplan permite a los usuarios facturar múltiples recursos y tipos de trabajo en una única y práctica factura.

Los técnicos de campo se conectan en tiempo real con conductores y mecánicos gracias a Baseplan. Con tabletas, pueden escanear piezas, registrar detalles de mano de obra y capturar firmas de clientes al instante. Baseplan garantiza que las órdenes de trabajo completadas y los detalles de los trabajos se envíen con prontitud para su revisión y facturación.

Con integración en tiempo real con su libro mayor, que vincula a la perfección todas las transacciones sin necesidad de integración contable externa, Baseplan puede importar presupuestos, supervisar el rendimiento y realizar un seguimiento de los datos reales en tiempo real para mantener una gestión financiera eficiente y actualizada. Optimice los procesos de pago con transacciones rápidas con tarjetas de crédito y débito.

Sirius e de Orion se adapta al tamaño y los procesos de las empresas

Sirius e de Orion no es sólo un software de alquiler, es una plataforma completa que permite desplegar soluciones adaptadas al tamaño del negocio y a sus procesos, según la compañía.

Diseñado específicamente para satisfacer las demandas del mercado de alquiler de equipos de construcción, Sirius e está diseñado para atender una amplia gama de equipos, desde maquinaria pesada y herramientas esenciales hasta equipos aéreos y maquinaria especializada.

El software de alquiler de equipos de construcción de Orion garantiza a los usuarios una solución sólida y escalable que se adapta a sus necesidades específicas. Con funciones específicas como precios de equipos industriales, mantenimiento preventivo, gestión de números de serie y módulos de reparación, Sirius-e fue diseñado para satisfacer todas las necesidades de alquiler de herramientas y equipos, con la capacidad de gestionar alquileres, ventas y servicio técnico, todo en un único software de alquiler integrado.

Según Orion, Sirius e agilizará los procesos de transacción y organizará la logística de envío y recogida de equipos, al tiempo que mantendrá a los usuarios actualizados sobre la disponibilidad, ubicación, subarrendamiento y mantenimiento de su flota.

Texada Rental Management tiene como objetivo simplificar la transacción de alquiler

Texada tiene como objetivo simplificar el proceso de alquiler a través de inteligencia que permite a los usuarios trabajar de forma más inteligente, no más dura, según la empresa.

La solución completa para administrar: contabilidad con cuentas por pagar, cuentas por cobrar y libro mayor; reservas y contratos de alquiler; facturación recurrente con gestión de devolución de alquiler; programación de recogida y entrega; órdenes de trabajo de mantenimiento de equipos; seguimiento de ventas de mercancías y equipos; envío automatizado de documentos por correo electrónico; así como generación, impresión y escaneo de códigos de barras de inventario.

Con la última versión de Texada Rental Management, los usuarios obtienen una mayor visibilidad de su flota de alquiler, así como información sobre dónde y cómo su equipo emplea su tiempo.

El sistema está diseñado para equipar al equipo con herramientas para rastrear y dar servicio de manera eficiente al inventario de alquiler, coordinar la gestión del inventario en múltiples ubicaciones, mantener un catálogo completo de proveedores para las piezas, administrar el reordenamiento del inventario, la recepción del almacén y los alquileres en múltiples ubicaciones con un único sistema de gestión de alquiler unificado.

Además, Texada ayuda al equipo de operaciones de mostrador en la gestión de cuentas de clientes, contratos de alquiler, programación de entregas, coordinación de recogidas, intercambios de equipos, reservas de alquiler, cotizaciones precisas y más.

Con Texada, los usuarios pueden realizar el mantenimiento de sus propios equipos o generar ingresos mediante el mantenimiento de los activos de sus clientes. El sistema ayuda a los equipos a elaborar estimaciones de órdenes de trabajo, gestionar las órdenes de trabajo pendientes y programarlas automáticamente cuando un activo requiere mantenimiento rutinario.

El software de alquiler de nubes MCS significa que no es necesario mantener el servidor

Diseñado con la escalabilidad en mente, el software de alquiler MCS está pensado para empresas de alquiler en crecimiento y flexibles. Se pueden añadir o eliminar usuarios de la red sin necesidad de modificar la infraestructura de TI subyacente.

Con MCS Cloud Rental Software Solutions, los usuarios pueden gestionar su negocio de alquiler totalmente desde la nube, eliminando el estrés y la preocupación de gestionar su propia infraestructura de servidores y hardware y las horas perdidas dedicadas a mantener copias de seguridad de datos y procedimientos de recuperación ante desastres.

Además, no es necesario contratar consultores de soporte de TI capacitados. Su centro de datos en la nube de MCS puede ser gestionado completamente por los técnicos de MCS, quienes garantizan que el software de alquiler de la nube siempre funcione sin problemas en segundo plano.

Esto puede contribuir a que los costos sean más asequibles y predecibles con un modelo de precios mensuales de pago por uso.

Los usuarios pueden acceder a su 'oficina virtual' desde cualquier lugar, ya sea utilizando un dispositivo móvil o una computadora portátil, accediendo a todos los datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Con el software de alquiler de equipos MCS en la nube, los usuarios pueden tener la tranquilidad de contar con funciones integradas de recuperación ante desastres y copias de seguridad periódicas que garantizan el acceso a los datos, su seguridad y su protección. Incluso si las instalaciones del usuario sucumbieran a un desastre, la nube MCS mantendrá el negocio de alquiler en funcionamiento desde cualquier otra ubicación.

Software de alerta de alquiler diseñado para el alquiler de equipos de construcción

El software de gestión de alquiler de herramientas de Rentrax se centra específicamente en los desafíos asociados con los inventarios de herramientas pequeñas.

Rentrax está diseñado para simplificar todo lo relacionado con un negocio de alquiler de herramientas al poner toda la información en un solo lugar.

El sector del alquiler de herramientas presenta desafíos únicos, con periodos de alquiler que van desde cuatro horas hasta semanas o meses, por lo que controlar todo es un gran reto. Si a esto le sumamos los gastos de uso, como la circunferencia de la cuchilla u otros daños, es fundamental mantener el inventario al día.

Al mismo tiempo, es importante ayudar a los clientes, garantizando que tengan una experiencia de alquiler de herramientas sencilla para que tengan más probabilidades de regresar, recomendar su negocio a otros y dejar una reseña.

Rentrax comenzó como una empresa de alquiler de bicicletas y creó su propio sistema de gestión de software. Si bien desarrolló su propio software de alquiler de bicicletas, deportes de invierno, mobiliario de oficina y más, Rentrax escuchó a sus clientes y desarrolló funciones específicas que la hacen ideal para empresas de alquiler de herramientas.

Rentrax permite a los usuarios crear un catálogo en línea de su inventario para que los clientes lo consulten. Una vez que encuentren lo que necesitan, pueden reservarlo directamente en línea o por teléfono si lo desean. Al llegar a recoger el vehículo, el proceso es rápido: firman una exención de responsabilidad y confirman el contrato, y luego salen con la herramienta que necesitan lo antes posible. Al finalizar el alquiler, el software envía un correo electrónico automático solicitando una reseña del servicio.

Armada EQM 365 Rental está totalmente integrado con Microsoft Dynamics 365 Business Central

El software de gestión de alquileres EQM 365 está totalmente integrado con Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC), anteriormente conocido como Microsoft Dynamics NAV, lo que proporciona a los usuarios una solución completa para su negocio de alquileres. No es necesario exportar archivos ni crear ningún software puente para exportarlos a su software de contabilidad.

El módulo de objetos es el núcleo de la solución EQM. Este módulo mantiene una visión general completa de todas las entradas de cada artículo de alquiler de su empresa. Cada equipo o unidad de alquiler se representa como un objeto único en la base de datos de su empresa.

La información sobre los ingresos generados y los costos incurridos por cada objeto se puede recuperar mediante el cuadro de diálogo que ejecuta una consulta a la base de datos. Los trabajadores involucrados en el mantenimiento de equipos pueden ingresar el tipo y el costo de cada tarea de servicio. El módulo de objetos está completamente integrado con el módulo de alquiler y el módulo de servicio, lo que evita la acumulación de datos, la duplicación de datos, los procesos manuales y las inconsistencias entre módulos.

El módulo de objetos también está integrado con los módulos estándar de compras, inventario, servicios, activos fijos y ventas de Microsoft Dynamics 365 Business Central. Todos los costos e ingresos generados por estos módulos se mostrarán en formularios e informes sobre cada objeto, tipo y grupo de objetos.

A través de EQM, una empresa que alquila ascensores, por ejemplo, podrá medir la rentabilidad de un único ascensor, de un determinado tipo de ascensor o de grupos de ascensores.

El módulo de alquiler es utilizado por el personal de recepción que atiende a los clientes. Esta aplicación de BC permite consultar la disponibilidad y establecer presupuestos y contratos para el alquiler de equipos, andamios, artículos a granel y mano de obra. Se pueden aplicar cargos adicionales por el establecimiento y la rescisión del contrato de alquiler según el tipo de objeto. El calendario de disponibilidad proporciona al usuario una visión general y acceso al inventario de alquiler: qué objetos se alquilan a quién, qué objetos están disponibles en qué ubicaciones, etc. Los usuarios pueden definir los criterios para los informes y las estadísticas.

El módulo de Servicio y Mantenimiento es donde los usuarios definirán y gestionarán sus pedidos de taller y las órdenes de compra relacionadas, las pruebas funcionales, los programas de servicio y los certificados. Todos estos componentes están vinculados mediante una tarjeta de servicio.

RMI Advantage 365 no requiere complementos, aplicaciones de terceros ni soluciones alternativas

RMI Advantage 365 es un sistema integral de alquiler, venta y servicio de equipos que abarca todas las funciones de contabilidad, gestión de inventario y atención al cliente. RMI defiende la idea de que un sistema de software de alquiler no debería requerir complementos, aplicaciones de terceros ni soluciones alternativas. Advantage 365 se diseñó con especial atención al detalle para ofrecer funciones que ahorran tiempo y dinero, como facturación recurrente, alertas de servicio y mantenimiento, y soporte y capacitación ilimitados.

Completo con el impuesto sobre las ventas de CCH, inteligencia empresarial para jets y el procesamiento de tarjetas de crédito Charge Logics integrado en Advantage 365, el sistema ofrece un entorno de software fácil de usar para completar sus operaciones diarias. Advantage 365 ha eliminado la necesidad de múltiples versiones y capas de software que quedarían obsoletas en la cambiante industria del software de alquiler.

Advantage 365 viene completamente equipado con un equipo de especialistas de la industria que garantizan que los usuarios hagan una transición cómoda y sin problemas al nuevo software de alquiler de equipos.

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